Gestion de la flotte maritime - Renseignements sur les dossiers du personnel navigant

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels qui sont utilisés pour appuyer le Programme sur l’état de préparation opérationnelle de la flotte.  En plus des affectations et des projections des coûts à la vitesse de croisière des navires, le système de gestion de la flotte maritime est utilisé pour faire le suivi des activités reliées aux ressources humaines pour tout le personnel navigant de la GCC. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées, les certifications professionnelles, la date de naissance, le code d'identification de dossier personnel (CIDP), les cours de formation et de perfectionnement, les évaluations du rendement et les plans d'apprentissage, toute autre exigence reliée à l'emploi (p. ex., permis de port d'arme à feu, autorisations de sécurité, renseignements sur le passeport/visa), les informations salariales (p. ex., le groupe de paiement et le niveau d’augmentation), les examens médicaux des gens de mer et les renseignements connexes (y compris tous les besoins spéciaux déterminés dans le cadre de l'obligation de prendre des mesures d'adaptation, les renseignements requis pour s’assurer que les employés reçoivent l’aide médicale appropriée, et/ou les restrictions en matière de navigation), les transactions de congés des employés et les banques de congés connexes.

Notes : Les renseignements personnels sont stockés dans le système maritime qui permet à chaque région d'interroger la base de données pour les employés œuvrant dans leur région respective.  Les fonctionnaires de l’administration centrale ont un accès en lecture seule aux données régionales, mais ils peuvent produire des rapports nationaux comprenant des données de toutes les régions.

Catégorie de personnes : Le personnel navigant de la GCC, les personnes à contacter en cas d'urgence désignées par les employés et, le cas échéant, les époux et les personnes à charge.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour faire le suivi des antécédents professionnels de tous les employés navigants puisque divers équipages de navire travaillent sur différents systèmes d'armement en équipage (jours de relâche, conventionnels, en disponibilité et étalement).  Au besoin, ceci comprend le temps et le congé au taux de salaire applicable. En ce qui concerne les examens médicaux des gens de mer, les renseignements sont utilisés pour s’assurer que le personnel navigant de la Garde côtière canadienne est en mesure de recevoir l’aide médicale appropriée lorsqu’il est en mer. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins suivantes : Suivi des antécédents professionnels et des congés de l’employé, attestation de l'employé, formation, présentation de rapports aux cadres supérieurs et évaluation. Dans des circonstances exceptionnelles, les renseignements médicaux peuvent être partagés avec d’autres employés de la Garde côtière canadienne si on juge que la santé et la sécurité des employés sont compromises. Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour assurer la sécurité des employés. Les renseignements médicaux du personnel peuvent également être divulgués aux hôpitaux et au personnel médical d'urgence pour qu’ils soient partagés avec les centres d'appels des médecins afin de les aider à établir le diagnostic et le traitement requis.

Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant 5 ans après la durée de l'emploi et après la dernière action administrative, les documents sont transférés au dossier personnel de l'employé.

No° ADD : À l’examen 

Renvoi au document no. : MPO GCC 109.1

Enregistrement (SCT) : 20110284

Numéro de fichier : MPO PPU 118